Chorzów 13.03.2009 r.
PROTOKÓŁ
Z przeprowadzonej kontroli Zarządu Głównego Polskiego Związku Hodowców Gołębi Pocztowych przez Główną Komisję Rewizyjną w składzie:
1. Wiesław Tront – przewodniczący
2. Henryk Eron – z-ca przewodniczącego
3. Piotr Gładki – sekretarz
4. Jerzy Małuszyński – członek
w dniach 12.03. – 13.03.2009 r., za okres od 01.01.2008 r. do 31.01.2009 r. w toku kontroli stwierdzono:
1. Skład Zarządu Głównego:
Zarząd Główny PZHGP w okresie 01.01.2008 roku do 31.01.2009 roku pracował
w zmienionym składzie. Miejsce członka Zarządu Głównego PZHGP śp. Mariana Świąder zajął Zbigniew Kociuba – Okręg Legnica, który otrzymał najwięcej głosów podczas Krajowego Walnego Zebrania Delegatów 14 kwietnia 2007 roku z osób które odpadły. Od dnia 29 listopada 2008 roku, po złożeniu rezygnacji na posiedzeniu Zarządu Głównego przez Jana Kawalera z funkcji Prezydenta Związku, jego obowiązki do czasu Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Delegatów tj. 21 lutego 2009 roku pełnił Zygmunt Maśnica. W dniu 21.02.2009 roku Nadzwyczajny Krajowy Walny Zjazd Delegatów nie przyjął rezygnacji Jana Kawalera.
Wykonanie zaleceń pokontrolnych Głównej Komisji Rewizyjnej z dnia 28.03.2008 roku:
Główna Komisja Rewizyjna stwierdza wykonanie wszystkich zaleceń pokontrolnych. Wnioski KWZD:
Opracowanie historii Polskiego Związku Hodowców Gołębi Pocztowych.
Wniosek nie zrealizowano.
Opracowanie znaczka z logo Związku.
Wniosek nie zrealizowano.
3. Ocena działalności Zarządu Głównego
a) Wykonywanie zadań statutowych
Zarząd pracuje zgodnie ze statutem, realizuje zadania z należytym zaangażowaniem, osiągając dobre efekty swoich prac. Protokoły z posiedzeń sporządzane na bieżąco, opatrzone podpisami, posegregowane w skoroszytach. Zeszyt uchwał i wniosków prowadzony starannie na bieżąco.
b) Kontrola pracy administracyjnej:
Komisja stwierdza, że biuro prowadzone poprawnie, wszystkie pisma wychodzące i przychodzące zarejestrowane, posegregowane w odpowiednich teczkach. Komisja stwierdza, że na dzień 31.01.2009 roku Okręg Białystok nie posiada osobowości. Wszystkie niezbędne dokumenty zostały przez Okręg uzupełnione i złożone w Sądzie Rejestrowym w Białymstoku. Okręg oczekuje na termin rozprawy.
Na dzień 31.01.2009 roku Zarząd Główny zatrudnia 4 osoby na pełnym etacie,
1 osobę na ½ etatu, 1 osobę na 1/3 etatu, 1 osoba na 1/5 etatu. W Kolegium Redakcyjnym – na umowę o dzieło pozostaje Kol. Stanisław Gawor oraz na umowę zlecenie w Zarządzie Głównym Kol. Andrzej Ficek.
c) Kontrola ewidencji członków Związku:
Ewidencja członków prowadzona na podstawie wykazów półrocznych przekazywanych przez okręgi:
stan członków na:
I półrocze 2008 r. – 44 394 hodowców + 250 członków honorowych
II półrocze 2008 r. – 45 160 hodowców + 241 członków honorowych
wzrost o 757 w II półroczu. Po konfrontacji ilości członków z wpłatami składek członkowskich stwierdzono zaległości Okręgu Częstochowa w wysokości 4 712,00 zł z tytułu składek.
d) Komisje działające przy Zarządzie Głównym pracowały zgodnie z zadaniami
statutowymi i zadaniami poszczególnych Komisji.
4. Kontrola finansowo – księgowa:
a) Księgowość prowadzona prawidłowo, w sposób przejrzysty i na bieżąco
b) Stan gotówki w kasie na dzień 31.12.2008 według arkuszy spisu z natury wynosił
5 648,27 zł (słownie: pięć tysięcy sześćset czterdzieści osiem złotych 27/100)
c) Przychody ogółem w roku 2008 wynosiły: 1 790 778,42 zł
Rozchody w roku 2008 wynosiły: 1 295 375,25 zł
Zysk za 2008 rok wynosi: 495 403,17 zł
w tym: 350 472,00 zł (środki na Fundusz Olimpijski – 0,08 zł z obrączki rodowej)
Zysk za 2008 rok – z pominięciem Funduszu Olimpijskiego: 144 931,17 zł
Środki na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2008 roku:
PKO BP SA Bytom – 445 397,77 zł
BGŻ SA Bielsko Biała – 603 578,09 zł
Bank Śląski SA w Chorzowie – 95 222,08 zł
Krakowski Bank Spółdzielczy – 819 034,68 zł
Ogółem – 1 963 232,62 zł
Ogółem suma środków pieniężnych wynosi: 1 968 880,89 zł
Aktywa Związku wynoszą 2 842 179,43 zł.
Ostatni wykorzystany dokument rozchodu KW nr 153 z dnia 31.12.2008r na sumę 200,00 zł
Ostatni wykorzystany dokument przychodu KP nr 1383 z dnia 31.12.2008r na sumę 405,00 zł
Ostatni wykorzystany czek bankowy nr 0006423159 z dnia 31.12.2008r na sumę 10 000,00 zł Potwierdzenia sald bankowych znajdują się w dokumentacji:
stan środków finansowych ogółem – 1 968 880,89 zł
(słownie: jeden milion dziewięćset sześćdziesiąt osiem tysięcy osiemset osiemdziesiąt złotych 89/100)
a) Uwagi o zabezpieczeniu gotówki w kasie i prawidłowym dokumentowaniu operacji kasowych:
gotówka zabezpieczona w sposób prawidłowy zgodnie z instrukcją, dokumentacja operacji finansowych prawidłowa.
b) Ocena wykonania preliminarza budżetowego za rok 2008:
a. Dochody: planowane 1 457 000,00 wykonane – 1 790 778,42 122,91%
Fundusze specjalne – 14 890,63 zł w tym 2 340,10 zł z przeznaczeniem na bilet lotniczy do USA
b. Rozchody: planowane 1 212 000,00 wykonane – 1 295 375,25 106,88 %
Zysk z działalności za rok 2008 – 495 403,17 zł (słownie: czterysta dziewięćdziesiąt pięć tysięcy czterysta trzy złote siedemnaście groszy) w tym: 350 472,00 zł (środki na Fundusz Olimpijski – 0,08 zł z obrączki rodowej)
c. Kwota udzielonych pożyczek jednostkom terenowym na 31.12.2008 wynosi 802 000,00 zł. W roku 2009 do spłaty 369 500,00 zł. Do spłaty w roku 2010 – pozostało do spłaty 432 500,00 zł.
Stan finansowy zgodny z bilansem, za rok 2008.
d. Kontrola dokumentacji księgowej, zatwierdzania dokumentów przez osoby kompetentne: Księgowość prowadzona prawidłowo, dokumenty opatrzone wymaganymi podpisami, posegregowane.
e. Kontrola celowości ponoszonych wydatków: wydatki ponoszone zgodnie z założeniami oraz podjętymi uchwałami, nie stwierdzono nieprawidłowości.
5. W roku sprawozdawczym przeprowadzono inwentaryzacje przedmiotów nietrwałych , stan akcesoriów zgodny ze spisem z natury na dzień 31.12.2008 i wynosi 65 032,54zł.
Komisja wycofała z użytku przedmioty na kwotę 1 193,05 zł.
6. Skontrolowano działalność Kolegium Sędziów: Kolegium odbyło 5 posiedzeń. Za rok sprawozdawczy 2008 obsłużono 145 wystaw. Głowna Komisja Rewizyjna po raz kolejny zwraca uwagę na nierównomierne delegowanie sędziów na wystawy. Jedni sędziowie byli delegowani do obsłużenia 7 wystaw a inni 1 lub w ogóle.
Koszty działalności Kolegium Sędziów za rok 2008 wynosiły – 27 291,61 zł.
7. Dokonano kontroli finansowo – administracyjnej miesięcznika „Hodowca Gołębi Pocztowych” stwierdzono dokumentacja administracyjno – finansowa prowadzona poprawnie w sposób staranny.
a) Przychód – 535 838,20 zł :
w tym prenumerata – 395 793,43 zł,
ogłoszenia – 140 044,77 zł
b) Koszty – 504 623,63 zł
c) Zysk – 31 214,57 zł
W czasie kontroli stwierdzono 335 numery Hodowcy rozsyłane bezpłatnie, w tym
38 szt dla ciał statutowych, 37 szt. zgodnie z wymogami Dz.U. oraz Związki zagraniczne, członków honorowych wg wykazu na dzień 31.12.2008 roku
stwierdzono 241.
8. Koszty działalności Głównej Komisji Dyscyplinarnej oraz Głównej Komisji
Rewizyjnej w roku 2008 wynosiły:
Główna Komisja Dyscyplinarna – 8 000,94 zł;
Głowna Komisja Rewizyjna – 3 799,54 zł
10. Ocena działalności finansowo – księgowej: zgodna z zasadami księgowości, prowadzona
poprawnie.
11. W czasie kontroli stwierdzono:
a) brak uchwały Prezydium ZG dotyczącej zakupu laptopa na potrzeby Kolegium
Redakcyjnego na kwotę 3 589,00 zł.
b) porównano rachunek finansowy wystaw ogólnopolskich za lata 2008 i 2009:
przychód roku 2008 – 10 067,59 zł
przychód roku 2009 – 79 382,62 zł
Stwierdzono, że różnica wynika z podwyżki cen biletów oraz wysokiej frekwencji na wystawie w 2009 roku.
c) brak uchwały Prezydium Zarządu Głównego na 13 numer miesięcznika HGP tzw.
Wydanie specjalne.
11. Wnioski pokontrolne GKR do realizacji przez ZG PZHGP:
a) zobligować MCL – Wilcza do corocznego przedstawienia sprawozdania finansowego,
b) zobowiązać Zarząd Kolegium Sędziów do opracowania projektu Regulaminu Sędziów
z uwzględnieniem kryteriów kwalifikacji sędziów,
c) zobligować Prezydium Zarządu Głównego do ufundowania Mistrzom Polski w GMP Elektronicznych Systemów do Konstatowania gołębi,
13. Nadwyżka budżetowa za rok 2008 zostanie przekazana na cele statutowe.
14. Uwagi i zastrzeżenia jednostki kontrolowanej: Zarząd Główny nie wnosi zastrzeżeń.
Wyjaśnień podczas kontroli udzielili:
Członkowie Prezydium ZG PZHGP;
Pani Ewa Morawiec – Główna Księgowa ZG PZHGP;
Pani Aleksandra Letza – kierownik biura ZG PZHGP;
Pani Lucyna Dyląg – pracownik administracyjny biura ZG PZHGP
15. W oparciu o § 34 pkt. 2 Statutu PZHGP Głowna Komisja Rewizyjna stawia wniosek
o udzielenie absolutorium Prezydium Zarządu Głównego za działalność w roku 2008.
Na tym protokół kontroli GKR zakończono i po odczytaniu podpisano.
Chorzów dnia 13.03.2009 roku.
Podpisy GKR : Zarząd Główny:
Wiesław Tront …………………………
Henryk Eron …………………………
Piotr Gładki …………………………
Jerzy Małuszyński …………………………
